Rockfon-producten staan garant voor een goede akoestiek en comfortabele en gezonde verblijfruimtes. Deze garantie ging tot voor kort niet op voor het eigen kantoor. Uit een interne enquête bleek dat de medewerkers hun werkruimte luidruchtig vonden en moeite hadden zich te concentreren, stelt Roger Dezaire, commercieel directeur Benelux bij het bedrijf uit Roermond. “Medewerkers konden regelmatig, via de wanden, horen wat er in de naastgelegen ruimtes werd besproken en voelden zich daar niet senang bij. Bovendien was de lay-out niet meer optimaal. De balans tussen geconcentreerd werken, samenwerken en even socialiseren ontbrak en er was geen goede ruimte om met collega’s bij elkaar te komen.” Onder het motto ‘Practice what you preach’ ging men aan de slag.
Tijd van voornamelijk thuiswerken
Voordat de plannen konden worden gemaakt, kreeg de Covid-pandemie ons allemaal in de greep. Het werd een tijd van voornamelijk thuiswerken. Er ontstond een maatschappelijke discussie over hybride werken, vertelt Dezaire. “Er werd gezocht naar een ideale balans tussen thuiswerken en op kantoor. Hoe konden we dit vertalen naar ons nieuwe kantoor?, luidde de vraag. Al snel ontstond het besef dat medewerkers verschillende wensen hebben als het om hun kantoorwerkplek gaat.”
De medewerkers kregen een belangrijke rol bij de invulling van het nieuwe kantoor. Samen met architect Judith Muijtjens van Wonderful Day Design gingen ze aan de slag. Muijtjens: “Het ontwerpproces is gestart met intensieve co-creatie sessies waarin medewerkers van verschillende afdelingen aangaven hoe zij hun nieuwe werkomgeving zagen. Tijdens de sessies kwamen ook praktische zaken aan bod: Wat betekent dat ‘activiteitgericht werken’ nu eigenlijk in de praktijk? En, waar laat ik straks mijn jas? Belangrijk was het voor iedereen om met een goed gevoel naar kantoor te komen en collega’s te ontmoeten. Er kwam ook uit naar voren dat medewerkers rustig en geconcentreerd willen werken, maar dat er ook ruimte moet zijn voor samenwerking en contact. Men had als ideaal de volgende vraag: Is het mogelijk om flexibel te werken en afhankelijk van de behoefte te wisselen tussen een concentratieplek, aanlandplek en vergader- of brainstormruimte?”
Minstens zo efficiënt als thuiswerkplek
Commercieel directeur Benelux Dezaire noemt nog een resultaat van de sessies. “Medewerkers gaven aan dat ze thuis vaak meer werk gedaan kregen dan op kantoor. Dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn. Een belangrijk uitgangspunt moest dan ook zijn dat het nieuwe kantoor minstens zo efficiënt moest worden als de thuiswerkplek, maar tevens moest uitnodigen tot samenwerken met directe collega’s en overige teams.”
Minstens zo belangrijk was dat de medewerkers de nieuwe designproducten waaraan zij hebben gewerkt in het ontwerp terugzien, voegt Dezaire eraan toe. “Ze vroegen zich af waarom al die mooie producten die wij hebben, ze zelf niet konden zien en ervaren.”
Idee voor multifunctioneel kantoor
De wensen waren verzameld. Het ontwerp kon worden gemaakt. Dat bleek nog niet zo eenvoudig, geeft Dezaire aan. “Als je al die wensen in een potje gooit en op zoek gaat naar een gemiddelde, dan ontstaat een omgeving waar niemand écht blij mee is. In plaats hiervan ontstond al snel een idee voor een multifunctioneel kantoor, waarin medewerkers op elk moment kunnen kiezen waar ze willen zijn. Architect Muijtjens heeft dit heel treffend vertaald in een activiteit-gerelateerd werkplekkenconcept én in een juiste combinatie van materialen, texturen en kleuren.”
Voor Muijtjens zijn de Rockfon-producten niet nieuw. “Ik pas de producten van Rockfon vaker toe in mijn projecten,” vertelt ze. “Hiervoor heb ik regelmatig zeer prettig contact met de accountmanagers, die mij van de juiste stalen en informatie voorzien. Toen de renovatie van het kantoor zich aandeed mocht ik, tijdens een kennismakingsgesprek, mijn aanpak en ideeën delen. Van meet af aan was er een klik. Onze laagdrempelige manier van werken én de aanpak op basis van co-creatiesessies kwamen perfect overeen. Ik heb de nieuwste en mooie designproducten, zoals de Rockfon Lamella, Canva en Senses, toegepast in dit ontwerp. Daarnaast heb ik dankbaar gebruik gemaakt van de mooie plafonds van de Colour All-range. Want iedereen die mijn ontwerpen een beetje kent, weet dat ik het prettig vind om kleur toe te passen! Ik ben er inmiddels van overtuigd dat kleur bijdraagt aan hoe je je voelt als je in een ruimte bent en hoe je deze ruimte ervaart.”
Open werkomgeving
De architect van Wonderful Day Design heeft in haar ontwerp een open werkomgeving gecreëerd. Ze schetst een werkdag in de door haar ontworpen ruimte. “De open werkomgeving loopt vloeiend in elkaar over, zodat men onderling contact heeft, zonder dat je ‘last’ van elkaars nabijheid hebt. De zitjes die hier en daar gemaakt zijn, blijken hele prettige ‘aanlandplekken’ te zijn waar direct goed gebruik van wordt gemaakt. In de Hybride ruimte wordt een groot overleg gehouden. In de Focus ruimtes wordt druk via Teams gecommuniceerd met internationale collega’s. In een kleinere vergaderruimte krijgt een nieuwe medewerker uitleg op zijn eerste werkdag. De Product Space wordt gebruikt voor korte overleg momenten waar materialen en producten uit de kast worden gehaald. In het Werkcafé wordt elke dag geluncht, ontmoet men elkaar en kun je ook even werken tussen verschillende meetings door.”
Perfecte akoestiek is noodzakelijk
Het ontwerp is volgens Muijtjens een balans tussen conflicterende wensen: een open werkomgeving én de mogelijkheid om rustig en geconcentreerd te kunnen werken. Een perfecte akoestiek is daarvoor noodzakelijk. Daarom werd de architect al in een vroeg stadium in contact gebracht met het akoestisch adviesbureau Level Acoustics in Eindhoven. “Samen zijn wij gekomen tot een uitgebalanceerd aanbod plafond- en wandpanelen uit de nieuwe designcollectie van Rockfon, waarin akoestiek en esthetiek op unieke wijze samenkomen. De kleuren uit het Rockfon Color-all assortiment zorgen in elke ruimte voor de juiste werksfeer. Waar bijvoorbeeld voor de focuswerkplekken is gekozen voor kalmerende blauwtinten die de concentratie verhogen, is de ‘product space’ uitgevoerd in groentinten die de inspiratie en creativiteit van medewerkers bevorderen. De entree, het werkcafé en de brainstormruimte zijn voorzien van stimulerende roodtinten, terwijl geeltinten in bijvoorbeeld de aanlandplekken het mentale welzijn een boost geven. Het tapijt en meubilair zijn hier harmonieus op afgestemd. Om tegemoet te komen aan de wens voor een biophilic design, is ook heel bewust gekozen voor grote plantenbakken en natuurlijke houtstructuren. Deze houtstructuren komen bijvoorbeeld terug in de deuren, kozijnen, tafels en Rockfon Lamella akoestische wandpanelen in de loopzones. Daarnaast is een belangrijke rol weggelegd voor de Rockfon Senses wandpanelen, die met hun organische oppervlakken van bloemen, hooi en mos voor een verrassende, natuurlijke en warme finishing touch zorgen”, vertelt de architect.
Ruimte is volledig gestript
Om de traditionele kantoorinrichting te vervangen is de ruimte volledig gestript. “Inclusief de plafonds, tussenwandjes, vloeren en installaties. Alleen de kolommen en buitenmuren bleven staan”, legt Dezaire uit. Bleef over een lege ruimte van ongeveer 700 m². Door de traditionele indeling met gangen en kantoortjes te doorbreken, ontstond 20 tot 30 procent meer nuttige ruimte, aldus de commercieel directeur Benelux van Rockfon. “We bleven echter gebonden aan constructieve elementen, zoals de kolommen. Bovendien moest architect Muijtjens werken met een beperkte plafondhoogte van 2,40 meter. Binnen deze hoogte was het een uitdaging om bepaalde akoestische plafondoplossingen goed tot uiting te laten komen. Daarom zijn de (koel)installaties boven het plafond zo compact mogelijk aangebracht. Dit is echt millimeterwerk geweest, maar het resultaat is geweldig.”
Uitdaging voor afbouwbedrijf Gepla
Voor die uitdaging stond ook afbouwbedrijf Gepla uit Elsloo, benadrukt commercieel directeur Norbert Dieteren. “De geringe werkhoogte vroeg om nieuwe oplossingen”, legt hij uit. “Rockfon wilde een verdekt systeem. Het plafond moest op 2.38 meter worden gemonteerd, daarboven werden de installaties geplaatst. De totale constructieve hoogte was 2.60 meter. Dat was dus niet mogelijk. Daarom werd in overleg met Rockfon een systeem van Chicago Metallic toegepast dat bij deze geringe werkhoogte geschikt was, het eindresultaat is superstrak.”
Het was voor Gepla een uniek en mooi project, waar ook de nieuwe range producten van Rockfon zijn toegepast. Dieteren: “We hebben de Rockfon Color All-panelen gemonteerd met in kleur gespoten profielen. In het Werkcafé hebben we Rockfon Eclipse-eilanden gemonteerd. Daarnaast hebben we de akoestische wandpanelen uit de Senses-collectie toegepast en de Rockfon Lamella akoestische wandpanelen in de loopgangen. Op diverse plekken zijn Rockfon Canva-wandpanelen toegepast in standaard uni kleuren en voorzien van prints. De wanden van de Focus-ruimten zijn van dubbel gelaagd glas, het wandtype ClearView van onze fabrikant Technowand uit Varsseveld.”
Huiverig voor all-inclusive verschijnsel
“Ons nieuwe kantoor is in april in gebruik genomen, maar ik heb nog niemand gesproken die zijn wensen niet kan terugvinden”, vertelt een tevreden Dezaire. “Daar ben ik enorm trots op. Persoonlijk was ik wat huiverig voor het ‘all-inclusive verschijnsel’, waarbij medewerkers ‘s ochtends met hun jas en tas binnenkomen en direct een werkplek voor de dag reserveren, maar in de praktijk is dit gelukkig niet aan de orde. Medewerkers kunnen eenvoudig en goed hun plek vinden, op elk moment van de dag en voor elke activiteit. Als organisatie hebben wij een thuiswerkpolicy, maar we zien dat steeds meer medewerkers ervoor kiezen om tóch naar kantoor te komen. Simpelweg omdat ze hier goed en fijn kunnen werken en makkelijker contact kunnen maken met collega’s.”
Volgens Dezaire heeft het nieuwe kantoor een enorm positief effect op het bewustzijn van de medewerkers. “Immers hebben zij aan den lijve ondervonden wat een goede akoestiek betekent én hoe onze producten hieraan bijdragen. Hierdoor kunnen zij de producten nóg beter uitdragen naar de markt en zijn zij een nóg betere sparringpartner in projecten. De problemen die wij ervaren hebben zijn niet uniek. Wij helpen marktpartijen die voor dezelfde uitdaging staan graag op weg naar een oplossing op hún maat. Ons nieuwe kantoor is hierbij onze eigen showcase.”
En dat de medewerkers tevreden zijn met het eindresultaat, blijkt uit de reacties ter plekke. “De werkomgeving is niet 100 procent, maar 200 procent verbeterd”, luidt een enthousiaste reactie.
Bouwpartners
Opdrachtgever: Rockfon, Roermond
Architect: Wonderful Day Design, Eindhoven
Aannemer: Laudy Bouw & Ontwikkeling, Sittard
Fabrikant wanden: Gyproc Nederland, Vianen
Fabrikant glaswanden: Technowand, Varsseveld
Fabrikant plafond- en wandpanelen: Rockfon, Roermond
Montage wanden, plafond- en wandpanelen: Gepla, Elsloo
Foto’s Lucas van der Wee